Apostila, traducerile și formularele multilingve: ce acte mai trebuie „legalizate” pentru UE

Mulți pleacă cu dosare întregi de acte apostilate și traduse „ca să fie”. Pentru țările UE, o parte din drum e scurtată de o regulă europeană. Altă parte, nu. Merită să știi exact în ce categorie intră fiecare act înainte să plătești traduceri și drumuri la ghișeu.

Regula UE: actele publice circulă fără apostilă

Regulamentul (UE) 2016/1191, aplicabil din 16 februarie 2019, spune că documentele publice emise într-un stat UE trebuie acceptate ca autentice în alt stat membru fără apostilă. Sunt vizate în special:

• actele de stare civilă (naștere, căsătorie, deces);
• documentele care atestă rezidența;
• cazierul judiciar.

Două limite importante:

• Regulamentul privește autenticitatea actului, nu efectele lui. Ce face țara-gazdă cu actul ține de legea ei.
• Diplomele și actele de studii nu sunt acoperite. Pentru ele, apostila și traducerea pot fi cerute de instituția care le primește.

Formularele multilingve: în loc de traducere

Același regulament introduce formulare-tip multilingve, opționale, care se atașează la actul românesc ca ajutor de traducere. Nu le descarci și nu le completezi tu: le eliberează autoritatea care emite actul.

România a declarat că se pot atașa formulare multilingve la:

• certificatul de naștere, de căsătorie și de deces;
• certificatul privind domiciliul înregistrat în Registrul național de evidență a persoanelor;
• certificatul de cazier judiciar (Anexa XI).

Formularul nu obligă autoritatea străină să renunțe în toate cazurile la traducere. Pentru cazierul cerut online, cere formularul multilingv la ghișeu sau la consulat; vezi și cazierul judiciar online.

Extrasele multilingve de stare civilă

Mai există o variantă, mai veche: extrasele multilingve ale actelor de stare civilă, eliberate în baza Convenției CIEC nr. 16 (Viena, 1976), ratificată de România prin Legea 65/2012. Acestea nu necesită apostilă, iar Germania, Italia și Spania sunt state semnatare. Întreabă la serviciul de stare civilă unde ai actul dacă îl poți primi în această formă.

Când ai totuși nevoie de apostilă

Apostila de la Haga rămâne relevantă pentru acte care nu intră sub regulamentul UE, cel mai des diplomele și foile matricole, sau când o instituție străină o cere explicit.

Cine pune apostila în România

La prefectură

• Costul: apostila aplicată de prefectură pe actele administrative e gratuită din 1 februarie 2017, prin Legea 1/2017.
• Unde: la prefectura din județul de domiciliu al titularului (sau al soțului ori al unei rude până la gradul II) ori de la sediul emitentului. De regulă, apostila se eliberează în aceeași zi.
• Excepție: certificatele de cazier judiciar și cele de stare civilă se pot apostila la orice prefectură din țară.

Diplomele: întâi viza, apoi apostila

Pentru apostila de la prefectură, actele de studii trebuie vizate înainte:

• diplomele și foile matricole preuniversitare (bacalaureat, școală postliceală sau profesională): la inspectoratul școlar județean;
• actele de studii universitare (licență, master, doctorat, suplimente la diplomă): la Centrul Național de Recunoaștere și Echivalare a Diplomelor (CNRED).

La CNRED, cererea pentru actele universitare se depune doar electronic, prin Punctul de contact unic electronic (PCUe). Viza e o semnătură electronică calificată pusă pe copia PDF a documentului și ți se transmite în cel mult 10 zile lucrătoare. Taxa nu am putut-o verifica (site-ul CNRED nu a răspuns la 5 noiembrie 2026).

Dacă știi că vei avea nevoie de diplomă la angajare sau la înscrierea la studii, începe cu ea.

Recunoașterea profesională

Pentru unele profesii, țara-gazdă cere și o dovadă că studiile tale corespund regulilor UE de recunoaștere a calificărilor. Ministerul Educației, prin CNRED, eliberează adeverințe de conformitate cu Directiva 2005/36/CE pentru cadrele didactice și pentru absolvenții unor profesii nereglementate în România. Întreabă autoritatea din țara-gazdă dacă ți-o cere.

Traducerile

În România, traducerea legalizată o face un interpret și traducător autorizat de Ministerul Justiției, iar semnătura lui se legalizează la notar sau la o misiune diplomatică ori oficiu consular. Lista traducătorilor autorizați e publicată de Ministerul Justiției.

Atenție: Germania, Spania sau Italia pot cere traducerea unui traducător autorizat sau jurat din țara lor. O traducere legalizată în România nu e acceptată automat peste tot. Înainte să traduci, întreabă instituția care va primi actul ce formă acceptă. Pașii pe țară sunt în dosarele Germania, Spania și Italia.

Copiile legalizate

Copiile legalizate făcute de notar după un act pe care i-l prezinți nu au termen de valabilitate. Doar copiile eliberate din arhivele notariale sunt valabile 6 luni. Instituția străină poate cere totuși o copie recentă.

Lista ta de verificare

• ☐ Am separat actele: stare civilă și cazier (fără apostilă în UE) / diplome (posibil apostilă și traducere).
• ☐ Am întrebat la serviciul de stare civilă de formulare sau extrase multilingve.
• ☐ Am cerut viza ISJ sau CNRED pe diplome, dacă le voi folosi afară.
• ☐ Am aflat de la instituția străină ce fel de traducere acceptă.
• ☐ Am copii legalizate de pe actele importante.

Restul actelor de pregătit sunt în lista de acte de luat din România.